Gegevensbanken, sorteren en filteren

Gegevensbanken, sorteren, filteren en zoeken

1. Wat is een gegevensbank

Een gegevensbank of databank is een digitale verzameling van informatie die bij elkaar hoort. Het grootste voordeel is dat je op een efficiënte manier informatie kan opvragen.

Elke dag kom jij (on)rechtstreeks in contact met databanken!

Enkele voorbeelden:

    • Ben je een officieel lid van een sportclub? Elke club houdt gegevens bij van elke speler, zoals je naam, adres en statistieken.
  •  
    • Onze school houdt heel wat gegevens bij, zoals de studierichting, attesten, namen van de ouder(s)/voogd, …
  •  
    • Bestel je wel eens iets online? Alles wat wordt besteld, wordt automatisch toegevoegd aan een gegevensbank. Zo kan het bedrijf een goed overzicht bewaren.

Databanken zijn niet weg te denken wanneer je surft op het internet. Denk maar aan de dienstregeling van de trein, het uurrooster van de film in de cinema, zoekmachines, … Vrijwel alle informatie is verzameld in dergelijke banken!

2. Opbouw van een gegevensbank

2.1 Opbouw tabellen

Een gegevensbank bevat meerdere tabellen die aan elkaar gelinkt zijn. Elke tabel focust zich op één onderwerp (vb. info inschrijving). Alle informatie in een tabellen wordt netjes geordend.

Elke tabel bestaat uit rijen en kolommen:

    • Elke rij vormt een record: Dit is een reeks van info die bij elkaar hoort. Elke records bevat informatie uit meerdere velden.
  •  
    • Elke kolom vormt een veld: Dit focust zich op één aspect (vb. naam, straat) en omvat deze info van alle records.

2.2 Relaties

Elke tabel heeft een bepaalde functie. Tussen tabellen kunnen relaties bestaan, dit wil zeggen dat bepaalde info van de ene tabel gelinkt is aan gegevens uit een andere tabel.

De bovenstaande afbeelding omvat een realistisch voorbeeld van gegevensbank voor een bibliotheek. Je hebt drie tabellen die onderling gelinkt zijn:

    • Tabel ‘Boeken‘: Deze tabel omvat de info van elk boek dat aanwezig is in de bibliotheek.
  •  
    • Tabel ‘Leden‘: Deze tabel omvat de info van elk lid van de bibliotheek.
  •  
    • Tabel ‘Uitleningen‘: Deze tabel omvat informatie omtrent alle boeken die uitgeleend werden en welk lid ze heeft geleend. Deze tabel is gelinkt met de twee voorgaande tabellen via het boeknummer en het ledennummer.

3. Privacy bij gegevensbanken

Heel wat van jouw persoonlijke informatie zit wellicht al opgeslagen in enkele databanken.

Voorbeelden:

    • Profiel sociale media
    • Account online shopping (gebruikersnaam, wachtwoord, betaalgegevens, …)
    • Medische gegevens bij  dokter/ziekenhuis

Het is heel belangrijk dat dergelijke bedrijven/instellingen je gegevens goed beschermen en er gepast mee omgaan (bv. niet delen). Dit is niet zo eenvoudig. Regelmatig komt een bedrijf in de media omdat het te maken heeft gehad met een zogenaamd ‘datalek’. Hier slagen hackers erin om beslag te leggen op heel wat gevoelige informatie. Dit kan heel wat gevaren inhouden.

4. Sorteren

4.1 Snel sorteren

Als een werkblad veel gegevens bevat, is het handig om de rijen of kolommen te sorteren. Je kunt lijsten sorteren in oplopende volgorde (0 t.e.m. 9, A t.e.m. Z) of in aflopende volgorde (9 t.e.m. 0, Z t.e.m. A).

Sorteren doe je via tabblad start, groep bewerken, sorteren en filteren.

Dit doe je als volgt:

    • Klik op een cel in het veld dat je wenst te sorteren.
  1.  
    • Kies om in oplopende volgorde te sorteren (A tot Z of kleinste getal naar grootste getal) OF kies om in aflopende volgorde te sorteren (Z tot A of grootste getal naar kleinste getal).

4.2 Aangepast sorteren

Je kan ook specifieker sorteren binnen één veld/kolom of sorteren binnen meerdere velden/kolommen sorteren via de functie aangepast sorteren

Dit doe je als volgt:

    • Klik op tabblad start, groep bewerken, sorteren en filteren, aangepast sorteren. Onderstaand venster verschijnt.

    • Vink “Mijn gegevens bevatten kopteksten” aan wanneer je eerste rij titels bevat.
    • Selecteer de kolom waarop je wil sorteren. Je kan als optie sorteren op waarden, celkleur, tekstkleur of celpictogram.
    • Voeg (indien nodig) meerdere niveaus toe via de knop niveau toevoegen. Verwijder sorteerniveaus via de knop niveau verwijderen.
      !!! LET OP: de volgorde van de verschillende niveaus van sorteren maakt wel degelijk uit! Excel sorteert eerst en vooral op je eerste niveau, daarna op je tweede niveau voor de records waarbij het eerste niveau overeenkwam, enz !!!

      In onderstaand voorbeeld krijg je de records te zien nadat er eerst oplopend gesorteerd is op Naam en daarna aflopend gesorteerd is op Straat.

    • Klik op OK.

OPDRACHT (DEEL 1)

  •  
    • Wijzig de naam naar Studiedag_VoornaamFamilienaam en plaatst het bestand in de gedeelde map op Dropbox.
  •  
    • Open het document. Je werkt voor deze opdracht enkel in het werkbladLijst‘!
  •  
    • Je krijgt van de leraar een takenblad. Lees de vragen bij Deel 1 en zoek de antwoorden op de vragen door gericht te sorteren.
  •  
    • Na de laatste opdracht verwijder je de niveaus van het aangepast sorteren.

5. Filteren

Door gegevens in een werkblad te filteren, kun je snel bepaalde waarden vinden. Je kunt filteren op één of meerdere kolommen met gegevens. Om te kunnen filteren, dien je de optie filter te activeren. Dit doe je door op het tabblad start, groep bewerken, sorteren en filteren te klikken op filter. Nu krijgt elke kolomknop een filterknop (vb. ).

Je kan het filteren van gegevens op twee manieren aanpakken.

5.1 Filteren met een zoekwaarde

Klik op een filterknop van een kolom waarin je wil filteren. Onderstaand venster klapt open. Je kunt naar tekst en getallen zoeken als je filtert met het vak zoeken.

!!! BELANGRIJK: Verwijder na elke zoekopdracht de toegepaste filter(s) door te klikken op tabblad start, groep bewerken, sorteren en filteren, wissen OF door te klikken op de filterknop van de kolom en op wissen te klikken !!!

5.2 Filteren met selectievakjes

Wanneer je een filterknop openklapt, kun je ook gegevens aan- of afvinken. Dit is tevens een makkelijke manier om te filteren.

OPDRACHT (DEEL 2)

    • Activeer de filters in het bestand Studiedag_VoornaamFamilienaam.
  •  
    • Werk verder op het het takenblad. Lees de vragen bij Deel 2 en zoek de antwoorden op de vragen door gericht te filteren.

!!! BELANGRIJK: Verwijder na élke opdracht de toegepaste filters !!!

    • Na de laatste opdracht verwijder je de aanwezige filters.

6. Zoeken en vervangen

Net zoals in MS Word, heb je een functie waarbij je informatie kan zoeken en eventueel vervangen. Ga naar tabblad Start, groep Bewerken, functie Zoeken en Selecteren en klik op de opties ‘Zoeken’ of ‘Vervangen’.

Onderstaand dialoogvenster met 2 tabbladen verschijnt:

Via de knop ‘Opties‘ kan je nog heel wat specifieke instellingen doorvoeren, dit om heel gerichte zoek- en vervangfuncties op poten te zetten.

    • Binnen: Als je wil zoeken naar gegevens in een werkblad of in een hele werkmap, selecteert u blad of werkmap.

    • Zoekrichting: je kan ervoor kiezen een rij (standaard) of kolommen te zoeken.

    • Zoeken in: Als je wil zoeken naar gegevens met specifieke details, dan kan je een optie aanklikken (formuleswaardennotities of opmerkingen) in dit vak.
  •  
    • Identieke hoofdletters/kleine letters: Vink dit vakje aan als je wil zoeken naar hoofdlettergevoelige gegevens.

    • Identieke celinhoud: Vink dit vakje aan als je wil zoeken naar cellen met alleen de tekens die je in het vak zoeken naar hebt getypt.

OPDRACHT (DEEL 3)

    • In het veld ‘geslacht‘ staat er momenteel een ‘M’ vermeld voor mannen en een ‘V’ voor vrouwen.
  •  
    • Gebruik de functie vervangen om volgende aanpassingen door te voeren:
      • ‘V’ wordt ‘Vrouw’ in het veld geslacht
      • ‘M’ wordt ‘Man’ in het veld geslacht

LET OP:  Vink de juiste optie aan om dit tot een goed einde te brengen!