Beveiligen, afdrukken, titels blokkeren

Werkbladen / werkmappen beveiligen, afdrukken, titels blokkeren

1. Werkbladen / werkmappen beveiligen

1.1 Gegevens beveiligen

Er zijn drie niveaus waarop een werkmap beveiligd kan worden:

    • Bestand: op dit niveau wordt bepaald of je een bestand kunt openen of niet. Ook kan je instellen dat het bestand alleen kan worden gelezen door gebruikers die het wachtwoord niet kennen
  •  
    • Werkmap: op dit niveau wordt bepaald of je de structuur van de werkmap kan veranderen. In je je werkmap beveiligd, dan kan een gebruiker die het wachtwoord niet kent geen werkbladen toevoegen en verwijderen.
  •  
    • Werkblad: op dit niveau wordt bepaald of de waarden van (bepaalde) cellen veranderd kunnen worden.

1.2 Beveiliging van een bestand

Door het bestand te beveiligen met een wachtwoord, voorkom je dat iedereen het bestand kan openen en de gegevens kan inzien, veranderen en/of verwijderen. 

Werkwijze beveiliging bestand:

    • Open het Excel-bestand dat je wenst te beveiligen.
  •  
    • Klik op het tabblad Bestand en kies voor Opslaan als en daarna voor bladeren. Het onderstaande dialoogvenster verschijnt.

  •  
    • Klik onder in het venster op de lijstknop naast de knop Extra op Algemene Opties

    • Je kan in bovenstaand venster twee wachtwoorden opgeven, namelijk (a) een ‘Wachtwoord voor openen’ en/of (b) een ‘Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid’. Je kan gebruik maken van beide opties of opteren voor één van beiden:
      • Wachtwoord voor openen: Als je het bestand opent, dan wordt het wachtwoord voor openen opgevraagd. Enkel de gebruikers die het wachtwoord kennen kunnen het bestand openen.
      • Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid: Hiermee zorg je ervoor dat alle gegevens in de werkmap pas kunnen worden aangepast als dit wachtwoord correct werd ingegeven. Als je enkel gebruikt maakt van deze optie, dan kan je het document wel nog openen via alleen-lezen zonder gebruik te maken van het wachtwoord.
  •  
    • Klik op OK
  •  
    • Je moet één wachtwoord of beide wachtwoorden nogmaals invoeren.
  •  
    • Geef het bestand een logische naam en sla het op.
    • Wanneer je het bestand opnieuw opent zal je één of twee wachtwoorden moeten ingeven:
      • Wachtwoord voor openen

      • Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid: Indien je dit niet kent, kan je ook voor de optie ‘Alleen-lezen’ kiezen. Dan kan je de werkmap bekijken, maar niet aanpassen.

1.3      Beveiliging van een werkmap

Een werkmap bevat één of meerdere werkbladen. Gebruikers kunnen deze werkbladen normaliter verslepen, verwijderen en hernoemen ook kunnen zij werkbladen toevoegen. Dit kan grote gevolgen hebben, zeker in het geval dat je berekeningen maakt over meerdere werkbladen. Door de werkmap te beveiligen met een wachtwoord, kan je voorkomen dat personen die het wachtwoord niet kennen de structuur van je werkmap niet meer kunnen aanpassen.

Werkwijze beveiligen werkmap

    • Klik in het Lint op het tabblad Controleren en dan op de knop Werkmap beveiligen.
    • Vul een wachtwoord in.

    • Klik op OK.
    • Herhaal het wachtwoord.
    • Probeer aanpassen door te voeren aan de werkbladen (hernoemen, toevoegen, verwijderen, verslepen). Dit zal niet meer lukken.

Beveiliging werkmap opheffen

    • Activeer het lint Controleren en klik weer op Werkmap beveiligen
    • Typ het wachtwoord in het venster en klik op OK.
  •  

1.4      Werkblad beveiligen

Het is ook mogelijk om binnen een werkblad bepaalde cellen met een wachtwoord te beveiligen tegen wijzigingen.

Het beveiligen van een werkblad bestaat uit twee stappen:

    • Bepalen welke cellen beveiligd moeten worden;
    • Het werkblad daadwerkelijk beveiligen.

Stap 1:

    • Ga naar het werkblad dat je wenst te beveiligen en gebruik de toetsencombinatie ‘CTRL+A
    • Ga naar het tabblad Start. Klik door op knop Opmaak en kies voor de optie Cellen aanpassen. Onderstaand dialoogvenster opent zich:

    •  Klik in dit dialoogvenster op het tabblad Bescherming.
    • Haal het vinkje bij Geblokkeerd weg en klik op OK.
    • Selecteer nu de cellen die je wenst te beveiligen. Open het dialoogvenster via het tabblad Start, knop Opmaak, optie Cellen opmaken en plaats het vinkje bij geblokkeerd terug. Je hebt nu aangegeven welke cellen beveiligd moeten worden.

Stap 2:

De beveiliging gaat pas in nadat je de werkbladbeveiliging heeft geactiveerd

    • Activeer het tabblad Controleren
    • Klik op de knop Blad beveiligen. Er opent zich een dialoogvenster.

    • Haal het vinkje weg bij Vergrendelde cellen selecteren. Hiermee zorg je ervoor dat de gebruiker de beveiligde cellen ook niet kan selecteren

    • Vul een wachtwoord in.
    • Herhaal het wachtwoord.
    • Het werkblad is nu beveiligd.

Enkel de geblokkeerde cellen kan je vanaf nu niet meer aanpassen. De overige, gedeblokkeerde cellen, zijn nog steeds aanpasbaar.

    • Via de knop beveiliging blad opheffen hef je deze beveiliging op.

1.6      Validatie

Een andere manier om je gegevens te beveiligen is d.m.v. validatie. Hiermee geef je via een foutmelding aan wat voor gegevens er in een (groep) cellen ingevuld mogen worden door de gebruiker.

    • Selecteer de groep cellen, meestal is dit een kolom, en klik op het tabblad Gegevens.
    • Klik in het groepsvak hulpmiddelen voor gegevens op de lijstpijl van de knop gegevensvalidatie en kies voor gegevensvalidatie.
    • Kies op het tabblad instellingen de waardes waaruit de invoer mag bestaan
    • Op het tabblad Invoerbericht plaats je het bericht dat getoond wordt als de gebruiker de cel selecteert, dit als hulpmiddel.

    • Op het tabblad foutmelding typ je de melding die verschijnt als de gebruiker desondanks een foute invoer doet.

OPDRACHT (DEEL 1)

    • Beveilig het oefenbestand ‘Studiedag_VoornaamFamilienaam’ als volgt:
      • Wachtwoord voor openen: Test1
      • Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid: Test2
    • Sluit het bestand en test uit of het bestand op de gepaste wijze werd beveiligd.
    • Beveilig de volledige werkmap met behulp van het wachtwoord Test3 . Test uit of je de structuur van het oefenbestand nog kan aanpassen.
  •  
    • Beveilig het werkbladLijst’ als volgt:
      • Selecteer alle gebruikte cellen in dit werkblad en haal het vinkje bij ‘Geblokkeerdweg
      •  Selecteer alle gebruikte cellen van de velden ‘Inschrijvingsnummer‘ en ‘Naam‘ en plaats het vinkje bij geblokkeerd terug. Je hebt nu aangeven welke cellen beveiligd moeten worden.
    •  
      • Beveilig het werkblad met behulp van het wachtwoord Test4. Zorg ervoor dat enkel het vinkje bij ‘Ontgrendelde cellen selecteren‘ aangevinkt werd!
    •  
      • Test de beveiliging van het werkblad uit. Als alles goed gaat, kan je de cellen van de velden ‘Inschrijvingsnummer’ en ‘Naam’ niet meer aanklikken. De overige cellen kan je nog aanklikken en wijzigen.
    •  
    • Gebruik gegevensvalidatie in het werkbladResultaten‘ voor de (volledige) kolom ‘Behaalde resultaat‘ als volgt:
      • Instellingen: enkel getallen tussen 0 en 1 kunnen worden ingevuld.
      • Invoerbericht met als titel ‘Decimale getallen’: ‘Geef een decimaal getal in tussen 0 en 1.’
      • Foutmelding (stijl stop) met als titel ‘Fout!’: ‘Je dient een decimaal getal tussen 0 en 1 in te geven!’
    • Sla je bestand nogmaals op.

2. Werkbladen / werkmappen afdrukken

Het eerste wat je doet voor je een bestand afdrukt, is hiervan een afdrukvoorbeeld bekijken.

    • Klik je de knop Bestand, en kies Afdrukken.
  •  
    • In beide gevallen opent deze het venster Afdrukken.
  •  
    • In het dialoogvenster Afdrukken hebben we in het midden een aantal opties, en aan de rechterzijde een afdrukvoorbeeld.
  •  
    • Het gedeelte Opties is verdeeld in drie secties.
      • Afdrukken (A), waar je ingeeft hoeveel exemplaren je wilt afdrukken.
      • Printer (B), waar je de keuze maakt uit de printer waarmee je wilt afdrukken.
      • Instellingen (C) waar je je afdrukopdracht kan wijzigen naar je wensen.

INSTELLINGEN:

1

Klikken op het naar pijltje naast de eerste optie, geeft ons een lijstje waar we de keuze kunnen maken tussen enkel de “actieve bladen afdrukken“, “hele werkmap afdrukken“, of “Selectie afdrukken“.

    • Actieve bladen afdrukken = enkel het werkblad afdrukken dat is geselecteerd.
  •  
    • Hele werkmap afdrukken = alle werkbladen uit de werkmap afdrukken.
  •  
    • Selectie afdrukken = enkel het ingesteld afdrukbereik afdrukken. Dit afdrukbereik stel je in door een bereik te selecteren in het werkblad, de knop “Afdrukbereik” te klikken in het lint, en te kiezen voor “Afdruk bepalen” in het menu.

2

Hier bepalen we de afdrukvolgorde van de pagina’s. Als je het aantal afdrukken ingesteld hebt op twee of meer, bepaal je hier de volgorde van afdruk. Eerst alle eerste pagina’s, dan alle tweede pagina’s enz.; of eerst pagina één, dan pagina twee, …

3

Afdrukstand bepalen: staand of liggend.

4

In de vierde optie bepaal je de papiergrootte. A4-formaat is het meest gebruikte papiergrootte.

5

    • Marges
    • Als je de marges wil aanpassen dan klik je op het pijltje en kies je Aangepaste marges in het menu.

6

    • De afdrukgrootte. Zo kan je alle informatie op het werkblad ‘Passend maken voor een pagina‘, ‘Alle kolommen passend maken voor één pagina‘, ‘Alle rijen passend maken voor één pagina‘, of ‘Niet aanpassen‘.

OPDRACHT (DEEL 2)

    • Selecteer het werkblad ‘Lijst‘.
  •  
    • Ga naar het afdrukvoorbeeld en stel het afdrukken als volgt in:
      • Niet-gesorteerd
      • Liggende afdrukstand
      • Marges 1,5 cm boven, onder, links, rechts
      • Marges 1 cm voor kop- en voettekst
      • Alle kolommen passend maken voor één pagina
    • Sla je bestand nogmaals op.

3. Titels blokkeren

In een gegevens bevat je eerste rij de kolomtitels. Als je naar beneden scrolt, verdwijnen deze kolomtitels. Niet zo handig als je het overzicht wenst te bewaren. Wanneer je titels blokkeert of vastzet, kun je de inhoud van bepaalde rijen en/of kolommen niet meer verschuiven. Deze titels blijven dus zichtbaar wanneer je navigeert doorheen de informatie in je werkblad. Titels blokkeren doe je via tabblad beeld, groep venster, blokkeren.

Je kan ook beslissen om meer dan alleen de eerste rij te blokkeren.

3.1      Bovenste / eerste rij blokkeren

Door op blokkeren te klikken, verschijnen onderstaande mogelijkheden. Wanneer je de eerste rij wil blokkeren, klik je op bovenste rij blokkeren. Een verschijnt een iets dikkere zwarte lijn onder de eerste rij. Wanneer je naar beneden schuift in het rekenblad, zie je dat de eerste rij steeds blijft staan.

3.2      Eerste kolom blokkeren

Het is ook mogelijk om de eerste kolom te blokkeren. Een verschijnt een iets dikkere zwarte lijn naast de eerste kolom. Wanneer je naar rechts schuift in het rekenblad, zie je dat de eerste kolom steeds blijft staan.

1.3      Willekeurig aantal rijen en kolommen blokkeren

Plaats de cursor in de cel waarvan alle rijen boven en kolommen links moeten geblokkeerd worden. Klik daarna op de derde optie, namelijk titels blokkeren.

1.4 Titelblokkering opheffen

Wanneer een titelblokkeren (willekeurig, bovenste rij, eerste kolom), dan kan je deze steeds opheffen via tabblad beeld, groep venster, knop blokkeren, titelblokkering opheffen.

OPDRACHT (DEEL 3)

    • Zorg ervoor dat bij het navigeren doorheen de gegevens (naar boven / onder / links / rechts) de eerste rij én de twee kolommen steeds zichtbaar blijven.
    • Sla je bestand nogmaals op.